De Action Learning Community of Practice lost complexe organisatie problemen op! Het is een actieve leerstrategie waarin mensen binnen een business unit of organisatie aan een gezamenlijk complex probleem werken.

Het betreft hier een probleem dat team en afdeling overstijgend is. En dat zo complex is dat het onmogelijk is om het op voorhand al goed te begrijpen. We hebben het hier over problemen en uitdagingen waar de mate van onwetendheid en onzekerheid groot is. En waar het op voorhand dan ook niet verstandig is om al een vaste structuur in aanpak te schrijven en mensen al aan project en scrum teams toe te voegen. In een Action Learning Community of Practice is dit een groei proces op basis van wat je meemaakt en leert.

World Economic Forum

WIAL ervaart bij haar klanten dezelfde behoefte aan vaardigheden als het World Economic Forum beschrijft in het ‘Future of Jobs Report 2020’. Vaardigheden die nodig zijn om succesvol te zijn in het werk van morgen. Want in de VUCA wereld zal het steeds vaker voorkomen dat organisatie onderdelen in situaties belanden die om een andere aanpak vragen. De vaardigheid ‘Actief leren en leerstrategieën’ staat op plaats twee in het overzicht.

Acht topvaardigheden die het World Economic Forum in het rapport benoemd, worden in een achttal WIAL-artikelen uitgewerkt. Dit zijn:

1. Analytisch denken en innoveren;
2. Actieve leer- en leerstrategieën;
3. Complexe probleemoplossing;
4. Kritisch denken en analyseren;
5. Creativiteit, originaliteit en initiatief;
6. Leiderschap en sociale invloed;
7. Veerkracht, stresstolerantie en flexibiliteit;
8. Redeneren, probleemoplossend vermogen en ideevorming.

Waar gaat dit artikel over?

Dit artikel gaat over wat is een Action Learning Community of Practice en hoe is het als Actieve leerstrategie succesvol te implementeren. En dat doen we aan de hand van de volgende vragen:

1. Wat is een Community of Practice?
2. Wat is de aanleiding en start van een Community of Practice?
3. Wie heb je nodig en wanneer?
4. Hoe organiseer je een Community of Practice als actie leerstrategie?
5. Is de voortgang van een Community of Practice meetbaar?
6. Welk resultaat mag je van een Community of Practice verwachten?

Wil je meer weten over de Action Learning Community of Practice als Actieve leer- en leerstrategie? Lees dan verder.

1. Wat is een Community of Practice

Een Action Learning Community of Practice is een groep van teams die werken aan een strategisch, urgent en complex probleem dat business unit of organisatie overstijgend is. Een Action Learning Community of Practice combineert de focus op het oplossen van een probleem met leren als individu, team en organisatie. Daarom is het een actieve leerstrategie. Actie kan niet zonder leren, en leren kan niet zonder actie!

2. Wat is de aanleiding en start van een Community of Practice?

Behoefte en urgentie zullen per business unit of organisatie anders zijn. Bij de ene organisatie zal de start wellicht betrekking hebben op een structureel gebrek aan echte samenwerking, hoog verzuim of een tekort aan collega’s. Terwijl bij een andere organisatie het initiëren van een Community of Practice bijvoorbeeld ligt op het vlak van een stagnerende markt of nieuwe technologieën. Tijdens het Community of Practice proces kan blijken dat er meer complexe problemen invloed hebben op het oplossen van het gekozen complexe organisatie overstijgende probleem.

3. Wie heb je nodig en wanneer?

Diversiteit

In een Action Learning Community of Practice wordt gewerkt met groepen (teams) van vier tot maximaal acht mensen. In deze teams wordt gestreefd naar diversiteit. Denk aan bijvoorbeeld een ander leef- en werkgebied, levensopvatting, leeftijd, studie, vakgebied, denker en doener, interesse gebied en/of beschikbaar netwerk.

Diversiteit moet bijdragen aan het inbrengen van veel verschillende perspectieven tijdens het Community of Practice proces. Met als resultaat een toename van creativiteit en veel nieuwe inzichten. Dit gebeurt zowel aan de onderzoekende kant om het probleem te leren ontdekken en te begrijpen, als ook bij het genereren van oplossingsrichtingen en reflectie tijdens het gehele proces.

Teaming

Teaming is een aspect binnen een Action Learning Community of Practice. Een teamlid is er om een bijdrage te leveren. Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden door als pizzaman de vragen te stellen die experts niet meer stellen. Maar het kan ook bijvoorbeeld zijn om specifieke kennis aan het team toe te voegen. Zodra de waarde van de rol afneemt tot een niveau dat de tijd van deze persoon qua kennis en ervaring beter op een andere plaats in de organisatie ingezet kan worden, moet dit ook bespreekbaar worden gemaakt. Dit zegt niets over een declassificatie van de kwaliteit van iemand, maar over dat zijn of haar waarde op een andere plaats in de organisatie van een grotere waarde is. Als Action Learning eenmaal geconditioneerd is als onderdeel van de organisatiecultuur, draagt het bij aan een toename van betekenisvol werk, betrokkenheid, creativiteit en resultaat.

Observator

Om het leren te faciliteren en te borgen zijn er een tweetal mensen die buiten de teamdialoog geplaatst worden. Dit is een observator die het groepsproces en de individuele leerdoelen waarneemt. Aan het eind van de action learning sessie geeft de observator zijn of haar bevindingen aan het team en het individu terug. Hier wordt door de teamleden samen op gereflecteerd. Hierdoor wordt stil gestaan bij het teamgedrag en persoonlijk leiderschapsontwikkeling. Een belangrijk onderdeel in zowel het leerproces als in de groei van psychologische veiligheid.

Coaching

De tweede persoon is een action learning team coach. Dit is bij de start van het proces bij voorkeur een coach die op geen enkele manier afhankelijk is van een van de teamleden. Dit om te voorkomen dat waarnemingen niet bespreekbaar worden gemaakt c.q. waarnemingen die geuit worden niet de werkrelatie kunnen schaden. Zodra de psychologische veiligheid groot is en action learning geconditioneerd is, maakt het in de praktijk niet meer uit en kan ook iemand binnen het team of bijvoorbeeld van HR deze rol overnemen.

4. Hoe organiseer je een Community of Practice als actie leerstrategie?

Opzet

Het start met een team dat het complexe probleem beter leert begrijpen door eerst oordeelloos te luisteren en vragen te stellen. Nieuwe inzichten verzamelt en op basis daarvan op hoofdlijn oplossingsrichtingen bedenkt. Aan de hand van de oplossingsrichtingen worden andere teams – als een waterval – in de tijd opgezet om deelopgaven beter te leren begrijpen en oplossingsrichtingen te ontdekken.

In een Action Learning Community of Practice komt elk team zes keer bij elkaar in een tijdschema van één keer per drie tot zes weken.

Groei naar Community of Practice (CoP)

De Action Learning CoP start altijd klein, met één groep, en wordt opgeschaald op basis van de nieuwe inzichten die worden opgedaan tijdens het action learning Community of Practice proces.

Tijdens het proces van CoP-pitstops wordt duidelijker welke kennis, ervaring en netwerk in het team ontbreken en welke mensen als eerste aansluiting moeten hebben bij dit proces.

Zolang het team nog niet acht mensen groot is, kan het team aangevuld worden. Echter, de praktijk laat zien dat de vraagstelling binnen het thema leidt tot nieuwe vraagstellingen die door een andere groep mensen opgepakt gaan worden. Het is dus op voorhand niet te voorspellen welke nieuwe inzichten op tafel komen en wie daar bij betrokken moeten worden. Zie het als een waterval.

Groei aantal CoP’s

Ook kan tijdens het Community of Practice proces blijken dat er meer complexe problemen invloed hebben op het oplossen van het gekozen organisatie overstijgende complexe probleem. Hiertoe wordt dan een nieuwe Community of Practice opgestart. Deze Community of Practices gaan nauw met elkaar samenwerken.

Actieonderzoek

Het organiseren van actieonderzoek brengt meer diepgang in de actie leerstrategie binnen de CoP. Actieonderzoek (action research) is praktijkonderzoek om de ontwikkeling van de CoP en onderliggende teams inzichtelijk te maken. Hierdoor ontstaat stuurinformatie om het leervermogen actief te begeleiden. Bij vraag 5 ‘Is de voortgang van de Community of Practice meetbaar?’ gaan we daar iets dieper op in.

5. Is de voortgang van de Community of Practice meetbaar?

De voortgang van de Community of Practice is goed meetbaar. WIAL doet dit op basis van praktijkonderzoek (action research). Het praktijkonderzoek is kopieerbaar en de uitkomsten geven nieuwe inzichten in het leerproces van de CoP als totaal, maar ook van de onderliggende teams. Hierdoor is er stuurinformatie om CoP’s te helpen verder te groeien en voor nieuwe CoP’s om een nog betere start te maken. Deze informatie kan ook helpen in de teamontwikkeling binnen andere delen van de organisatie.

Nulmeting en voortgang

Dit proces wordt door WIAL ondersteunt met het meten van de voortgang door:
– voorafgaand aan de CoP-pitstops deelnemers te vragen de complexiteit in te schatten en de verstoringen in vier categorieën te wegen;
– tijdens de CoP-pitstops te vragen naar wat goed gaat in het proces en wat beter kan;
– ook tijdens de CoP-pitstops een intersubjectieve meting te doen door deelnemers te vragen een cijferwaardering aan het proces te geven (cijfer tussen 1 en 10).

Door deze metingen iedere zes tot acht weken te doen, ontstaan zowel een kwalitatief als een kwantitatief beeld van de ingeschatte veranderingen in complexiteit en in verstoringen als mede van de ervaren proceskwaliteit van action learning.

Onderzoek situaties

WIAL helpt daarbij door met action learning sessies zowel het proces als het onderzoeken van de kern van een vraagstuk te begeleiden. Daarbij onderscheidt WIAL twee mogelijk aan elkaar gerelateerde actie onderzoek situaties:

1             de analyse van de probleemsituatie

2             een ontwerp van een oplossing voor de probleemsituatie

Deze informatie gebruikt WIAL om het proces te begeleiden en het leervermogen van de CoP te vergroten.
Daarmee kunnen de deelnemers zich op hun eigen inhoudelijke vraagstuk focusseren en hun eigen proces van teamverbeteringen vorm geven.

6. Welk resultaat mag je van een Community of Practice verwachten?

Het resultaat dat je van een Community of Practice mag verwachten is dat:

1. een Community of Practice een proces is van vertragen om dan te versnellen in plaats van direct in de actiestand;
2. de uitkomst van een Community of Practice altijd anders is dan op voorhand gedacht werd;
3. iedereen binnen de CoP met het organisatie overstijgende probleem bezig is;
4. het echte onderliggende probleem wordt ontdekt;
5. het wordt voorkomen dat voor onderstroom problemen er  management regels (bovenstroom) worden gebruikt om deze op te lossen;
6. er een juiste probleemoplossende strategie uitgedacht wordt voordat operationele teams in de actiestand komen om te gaan implementeren. Pas dan komt de structuur van project- en scrum teams aanbod;
7. het een ontdekkingsreis is waarin wijsheid uit mensen en teams gehaald wordt;
8. aan de hand van wat er tijdens de reis waargenomen en geleerd wordt, keuzes worden gemaakt;
9. tijdens de reis mensen steeds beter gaan samenwerken. En dit teamgedrag ook in de rest van de organisatie impact krijgt;
10. de betrokkenheid van mensen tijdens de reis steeds groter wordt; Dit omdat de bijdrage van mensen aan de CoP voelbaar is. Mijn werk doet er toe en ik begrijp waarom we dit als organisatie willen bereiken.

Action Learning

Action Learning heeft een structuur die zich in al haar eenvoud al sinds de jaren 1930 bewezen heeft. Over de hele wereld laten Action learning coaches  bij klanten – uit alle sectoren en ongeacht omvang – dagelijks zien dat teams te ontwikkelen zijn als er een objectieve waarnemer is die interventies op teamgedrag en teamproces pleegt.

Niet als een trucje en met een case van een andere organisatie, maar met een complex probleem uit jouw eigen organisatie waar jij met jouw team zelf invloed op kan uitoefenen.

Dus het team gaat met action learning aan de slag om het kernprobleem beter te leren begrijpen. Hier alternatieve strategische en tactische oplossingsrichtingen bij te ontdekken en dan de oplossing gaat implementeren.

En tegelijkertijd gaan de teamleden leren van het proces en werken aan de doorontwikkeling van de eigen persoonlijke leiderschapsvaardigheden en teamvaardigheden.

Haal meer uit teams – Let’s WIAL

World Institute for Action Learning – WIAL – is een wereldwijde organisatie vertegenwoordigd in dertig landen en direct voortkomende uit de bron van action learning. Want Prof. dr. Reg Revans, de alom gerespecteerde grounded father of Action learning, is de mentor van Prof. dr. Michael Marquardt. Samen hebben zij het gedachtegoed verder ontwikkeld en heeft er toe geleid dat WIAL is opgericht.

Wil jij weten hoe jij meer uit teams kunt halen?

Lees dan meer op Community of Practice of neem contact op met WIAL Nederland via [email protected] of bel 030-7200187.

Dit artikel is geschreven door: 
Frank Campman MBA PALC – Klantprogramma directeur Community of Practice & Action Learning Teamcoach bij WIAL Nederland
Dr. drs. ir Christoph Maria Ravesloot PALC – Directeur Action Research & Action Learning Teamcoach bij WIAL Nederland

24 januari 2022

Bron: World Economic Forum ‘Future of Jobs Report 2020’