Leer vraagstukken bij de wortel aanpakken door middel van Action Learning  

De uitdagingen in onze sector zijn groot. Elke zorgorganisatie kent vraagstukken waar geen standaardoplossingen voor zijn. Door middel van Action Learning leer je vraagstukken terug te brengen tot de kern en bij de wortel aan te pakken.

Binnen het programma Over Morgen volgen drie groepen bestuurders het traject ‘Action Learning voor bestuurders’. Zij gaan met elkaar de dialoog aan over Duurzame Inzetbaarheid. Anja Stunnenberg, bestuurder bij ouderenzorgorganisatie Markenheem volgde dit traject en praat ons bij over haar ervaringen. Het advies van Stunnenberg: ‘Ga het gewoon doen!’

Wat is Action Learning?

Action Learning helpt teams of individuen om op een innovatieve manier op zoek te gaan naar relevante oplossingsrichtingen. Samen ontdekken en leren zij wat het echte probleem achter de symptomen is. Er wordt bijvoorbeeld gewerkt met creatieve denktechnieken en werkvormen. Het doel is een concreet resultaat waar men direct mee aan de slag kan gaan in de eigen organisatie. 

Action Learning in een notendop

Tijdens het programma ‘Action Learning voor bestuurders’ leerde Anja Stunnenberg, samen met een aantal andere bestuurders, de principes van Action Learning. Stunnenberg: ‘We hebben meerdere meetings gehad waarin we met elkaar in gesprek gingen over problemen waar we op werkgebied tegenaan liepen. Iedereen bracht op zijn minst één keer een eigen vraagstuk in om als het ware “probleemeigenaar” te zijn.’ Action Learning draait om het kernachtig in kaart brengen van vraagstukken, zodat deze actief aangepakt kunnen worden. ‘Als een collega begint over een personeelsprobleem, dan betekent dat voor mij misschien iets heel anders dan voor die collega’, stelt Stunnenberg. Door Action Learning te gebruiken probeer je door middel van open vraagstelling zo’n probleem te verkennen, ontleden en kernachtig te maken. ‘Het probleem of het vraagstuk ligt als een soort ruwe diamant in het midden: iedereen ziet een vlak vanuit een andere hoek en dus een andere kleur. De kunst is volgens mij om al die kleuren samen te zien.’ Makkelijker gezegd dan gedaan, geeft Stunnenberg toe. ‘De eerste paar keren kostte het veel moeite, maar op het moment dat je het door hebt kom je heel snel in het goede gesprek en is het ook gewoon leuk om te doen.’ 

Nieuwe inzichten 

Het traject gaf Stunnenberg de kans om met haar collega’s te filosoferen over de problemen waarmee de zorgbranche te maken heeft. ‘Wat is nu eigenlijk de bron van het cultuurprobleem in de zorg? Wat gaan we doen met de eeuwige parttimers discussie? En hoe rijmen we dat met duurzame inzetbaarheid?’ Omgaan met veranderingen in de zorg kwam ook uitgebreid aan bod. ‘Zijn we wel goed en professioneel genoeg ingericht om met de veranderingen die door anderen (bijvoorbeeld VWS ) worden bedacht om te gaan? En vragen we niet te veel van onze medewerkers?’ Ook merkten Stunnenberg en de overige bestuurders dat ze het lastig vonden om met negativiteit ten opzichte van deze veranderingen om te gaan. ‘We concludeerden dat juist deze kritische mensen echt wel willen meedenken, maar dat het ook om zeggenschap gaat. Ik ben van plan om in onze organisatie meer bottom-up te gaan werken en medewerkers meer eigenaarschap te geven.’

Verbeterde bedrijfsprocessen

Stunnenbergs ervaring met Action Learning was dusdanig positief dat ze hier gretig gevolg aan geeft in de rest van de organisatie. ‘Het leert medewerkers om een probleem niet één eendimensionaal, maar vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven aan te vliegen’, stelt Stunnenberg. Dat kan volgens haar over iets relatief kleins gaan, zoals problemen met roosters, maar ze bereidt haar organisatie en staf ook voor op de gesprekken over grotere uitdagingen. ‘Er komt veel op ons af met de opkomende transitie en het is belangrijk om daarin naar de ervaringen van je medewerkers te luisteren. Dit lijkt ons een fantastisch instrument om die gesprekken in te gaan.’ Stunnenberg vindt Action Learning de investering meer dan waard en denkt dat het bedrijfsprocessen kan verbeteren. ‘Je hebt er natuurlijk niets aan als je een probleem op tafel legt en dan uiteindelijk de verkeerde oplossing erbij vindt. Dan gaat het je nog meer tijd kosten en dan biedt het dus ook geen oplossing. Dit is dé manier om direct het goede gesprek te voeren.’

Thuisteam Twente legt met Action
Learning de regie bij medewerker 

Thuisteam Twente is een zorgorganisatie die snel is gegroeid waardoor een nieuwe manier van werken noodzakelijk is. Om medewerkers in die verandering mee te nemen en ze te ondersteunen om hun eigen regie te pakken, heeft de zorgorganisatie gekozen voor Action Learning. Deze methodiek werpt inmiddels de eerste vruchten af.

Zo gewoon dat het niet opvalt! Met dit motto in het achterhoofd zijn de medewerkers van Stichting Thuisteam Twente er voor mensen die het moeilijk vinden om hun dagelijks leven op orde te houden. Of het nu gaat om hulp bij een chronische ziekte, ouderdom, een verstandelijke en/of lichamelijke beperking of psychiatrie, Thuisteam Twente biedt zorg en ondersteuning op maat. Zonder te denken in doelgroepen wordt samen met de cliënt en de mantelzorgers gekeken wat er aan hulp nodig is en hoe dit het beste georganiseerd kan worden. Hierbij doet Thuisteam Twente er veel aan om de bureaucratie te vermijden en zich te concentreren op wat er echt toe doet: cliënten helpen om zo gewoon mogelijk zelfstandig te leven en wonen. 

Thuisteam Twente werkt sinds 2007 op deze manier in Almelo en omgeving. Met succes, maar de organisatie groeit snel en dat vraagt om een andere werkwijze. “Toen ik hier twee jaar geleden kwam, waren er 35 medewerkers en nu tikken we bijna de zestig aan”, zegt Manager Zorg Eelco Wobben. “Het is altijd één groot team geweest, maar nu de organisatie aan het groeien is, wordt de groep te groot. Dan heb je gewoon een andere ordening nodig. Dat is ook de behoefte van de medewerkers die hier om verschillende redenen om vragen.” 

De regie bij de medewerker

De regie bij de medewerker In de stappen die Thuisteam Twente naar de toekomst zet, is het de bedoeling dat ze leiden tot een zelfsturende organisatie. De wens van de cliënt blijft op de eerste plaats staan, maar binnen de organisatie moet de regie bij de medewerker komen te liggen. Eelco Wobben: “Wat wij belangrijk vinden, is dat medewerkers zelf de regie pakken om door te ontwikkelen. Wij willen als organisatie faciliterend zijn voor de medewerkers. Op dit moment zien we dat een deel graag wil en anderen heel erg gefocust zijn op hun caseload en het nog lastig vinden om de regie te pakken. Maar als je als organisatie wilt veranderen, dan moet je iedereen meenemen en motiveren in die verandering.”  

Om verandering mogelijk te maken, schakelde Thuisteam Twente met behulp van een subsidie de hulp in van interventiepartner WIAL Nederland. Het World Institute for Action Learning leert bedrijven en instellingen werken op basis van de Action Learning methodiek. 

Action Learning is een proces waarbij een kleine groep aan echte problemen werkt, actie onderneemt en leert als individu, als team en als organisatie. Frank Campman, mede-eigenaar van WIAL Nederland en begeleider van Thuisteam Twente, legt uit wat het doel is van de sessies. “Met Action Learning werken de teamleden tegelijkertijd aan de verbetering van de samenwerking, het teamproces, het teamgedrag, het ontdekken van het echte probleem achter de symptomen en het ontdekken van relevante en nieuwe oplossingsrichtingen.” Zoals WIAL Nederland dat ook doet bij andere zorgorganisaties in het land, krijgen medewerkers verschillende handvatten aangereikt om op een goede manier het gesprek te voeren. Dit betekent dat tijdens een bijeenkomst een veilige sfeer wordt gecreëerd waarin iedereen aan het woord komt en wordt gehoord. Alle teamleden durven zich uit te spreken, vragen door en geven feedback. Het woord ‘oordeelloos’ staat hierin centraal.  

Belangrijk bij de invoering van Action Learning is dat de nieuwe werkwijze niet wordt vergeten als de betrokkenheid van WIAL erop zit. Om dit te voorkomen zijn twee medewerkers van de Thuisteam Twente opgeleid door WIAL Nederland. Zij blijven de teams begeleiden tijdens hun sessies en borgen deze methodiek binnen de organisatie.

Action Learning in de praktijk 

Begin 2023 zette Thuisteam Twente de eerste stappen op de weg naar de Action Learning, een methodiek die volgens Eelco Wobben veel voordelen heeft. “We willen een zelfsturende organisatie worden en daar heb je zelfsturende medewerkers voor nodig. Met Action Learning willen we vanuit de gezamenlijkheid de dilemma’s die we ervaren binnen het werk gezamenlijk oplossen. Action Learning is dan een mooie methodiek om met elkaar goed in gesprek te gaan, de onderstroom en de bovenstroom met elkaar laten communiceren.” 

Hoe een sessie volgens de Action Learning methode er in de praktijk uit ziet, wordt duidelijk als we in Almelo even mee mogen kijken tijdens een sessie. Deze groep van een tiental medewerkers is al drie keer bij elkaar geweest en op het whiteboard staat nu een probleem verwoord waarvoor aan een oplossing wordt gewerkt. ‘Het probleem is dat de impact van het ontbreken van een adequate, tweezijdige info-uitwisseling met betrokkenen binnen Thuisteam Twente voor, tijdens en na besluitvorming of acties niet goed wordt ingeschat waardoor er mogelijk nieuwe problemen ontstaan.’  

Hoewel de probleemstelling helder is, heeft de weg ernaartoe wat tijd gekost. Iris Koning, ambulant begeleider, neemt ons mee in het proces dat hieraan vooraf ging. “In de eerste twee sessies lag de focus vooral nog op communicatie vanuit ons naar onze leidinggevende en vanuit de leidinggevende naar ons. Uiteindelijk zijn we het meer organisatiebreed gaan zien. Het gaat eigenlijk ook over de onderlinge communicatie met collega’s of teams. Het probleem ligt niet alleen bij de afstand tussen de leidinggevende en de medewerkers, maar binnen de organisatie kan heel veel winst worden behaald door van te voren duidelijk proberen te krijgen wat de gevolgen van een actie kunnen zijn. Tot de oplossing zijn we nog niet gekomen, maar de Action Learning sessies hebben wel iets opgeleverd. Ze waren nodig om meer over het proces te leren.” 

Voordelen 

Hoewel uiteindelijk een probleem wordt aangepakt, is de manier waarop dit met Action Learning wordt gedaan minstens zo belangrijk. Action Learning moet immers leiden tot een goede communicatie tussen de teamleden. Gerwin Bosch, ambulant begeleider, heeft dit tijdens de sessies al ervaren. “Het is een mooie tool om tot inzicht te komen. Door de juiste vragen te stellen, kom je tot een heldere probleemstelling. Van daaruit kun je verder. Het legt een basis.” 

Door op basis van Action Learning een probleem aan te pakken, zien de deelnemers aan de sessie de verschillende voordelen.  

De medewerkers van Thuisteam Twente die de sessies van WIAL volgden, zien hoe Action Learning binnen hun organisatie past. “Het is grappig om te zien dat het niet alleen om de samenwerking tussen collega’s gaat, maar dat die vaardigheid ook doorgaat in onze benadering naar de cliënt”, zegt Iris Koning. “Daarmee sluit het aan bij de Krachtwerk methodiek die we uit willen dragen binnen Thuisteam Twente, waarbij je echt alleen maar uitgaat van wat de cliënt wenst binnen bepaalde mogelijkheden. We leggen echt volledig de focus in de vraag ‘wat kunnen wij voor jou doen?” 

 Nu de eerste stappen op de weg naar de toekomst volgens de Action Learning methode zijn gezet, wordt de invloed ervan binnen de organisatie al enigszins zichtbaar. Eelco Wobben: “Ja, er komen discussies, en soms ook wel gedoe, maar dat heb je nodig om met elkaar in gesprek te gaan. Dingen worden nu wat zichtbaarder en niet alleen op één plek binnen de organisatie. Iedereen voelt ook de vrijheid om daar iets mee te doen en de medewerkers gaan steeds meer zelf de regie te pakken. Die verandering heeft tijd nodig, maar er zit zeker ontwikkeling in.”

Azora kiest voor Action Learning
op weg naar high performing teams

Bij Azora gaat al heel veel goed, maar dat betekent niet dat dit ook in de toekomst altijd zo zal blijven. De zorg staat grote uitdagingen te wachten en daar is Azora graag op voorbereid. Daarom werd gekozen voor een training Action Learning voor het management team.

Met behulp van deze methode wordt duidelijk hoe we een goed gesprek moeten voeren. Het management team is enthousiast, zo enthousiast zelfs dat er nu naar wordt gestreefd om alle medewerkers van Azora hierin mee te krijgen.

Azora is een zorginstelling in de Achterhoek waar leefplezier en werkplezier hoog in het vaandel staat en dat heeft een positieve uitwerking. De bewoners van een tiental woonzorgcentra en cliënten in de thuiszorg waarderen Azora met een 8,5 op ZorgkaartNederland. Voor de medewerkers is het bij Azora prettig werken. De zorginstelling werd de afgelopen jaren drie keer gekozen tot Beste Werkgever van Gelderland en onder de ruim tweeduizend medewerkers ligt het verzuim onder het landelijk gemiddelde. Bestuurder Mieke Zemmelink mag dus tevreden zijn. “Op dit moment gaat het heel goed. De cliënten zijn tevreden, er is veel personeel in loondienst en er is een laag verzuim. Er is best een steady lijn zichtbaar.” 

Toch zijn de goede resultaten voor Mieke Zemmelink geen reden om zorgeloos achterover te leunen. “Van belang is het om naar de toekomst te kijken om ook dan het werk goed te blijven doen. Wij zien de uitdagingen op ons afkomen en er moet veel gebeuren in de ouderenzorg waarvan wij denken dat het spanning op gaat leveren. Het aantal mensen dat zorg nodig heeft neemt toe, terwijl de arbeidsmarkt krimpt, we zullen de zorg dus anders moeten gaan leveren. Dit levert discussies op over wat goede kwaliteit van zorg nu eigenlijk is, zegt de bestuurder, die opmerkt dat de gesprekken en vergaderingen hierover niet altijd op een constructieve manier worden gevoerd. “Ik merkte dat als het spannend wordt, er de neiging ontstaat om elkaar te overtuigen. Op een gegeven moment merk je dat je daar niet verder mee komt. Je hoort argumenten, maar ben je wel samen een probleem aan het oplossen?” 

Action Learning

Een hulpmiddel bij het voeren van het juiste gesprek heeft Mieke Zemmelink gevonden in Action Learning, een methodiek waarmee ze eerder als bestuurder vanuit het programma Over morgen al eens een training volgde. “Door het toepassen van Action Learning kunnen we het gesprek nog beter voeren. In het MT moet iedereen achter de besluiten staan zodat we makkelijk en goed verder kunnen”, zegt Mieke Zemmelink. “We moeten niet alleen naar de kwaliteit van de managers kijken, maar we hebben in de toekomst ook goede teams nodig. We hebben een extra zetje nodig om als team naar een hoger niveau te komen en een high performing team te zijn. Action Learning is een mooie methodiek om dit op een relatief eenvoudige manier te bereiken.” 

Het management team van Azora, bestaande uit twaalf mensen, volgde een training op het gebied van Action Learning bij het World Institute for Action Learning (WIAL). Frank Campman, mede-eigenaar van WIAL Nederland, legt kort uit waar het bij Action Learning om gaat: “Action Learning wil eigenlijk niets anders zeggen dan dat wij werken, leren, innoveren en verbeteren integreren in het echte werk. Met Action Learning werken de teamleden tegelijkertijd aan de verbetering van de samenwerking, het teamproces, het teamgedrag, het ontdekken van het echte probleem achter de symptomen en het ontdekken van relevante en nieuwe oplossingsrichtingen.” 

Gedurende drie dagen in april volgde het complete MT van Azora de sessies van WIAL. Tijdens deze sessies lag de nadruk op het voeren van een goed gesprek. De basis hiervoor is het creëren van een veilige omgeving, waarin teamleden iets durven te zeggen, doorvragen en feedback geven. Eén woord hoort daar altijd bij: oordeelloos. “Een goed gesprek kunnen voeren is een basisvoorwaarde om te kunnen groeien naar een high performance team”, zegt Frank Campman beslist.

Positief resultaat 

Voor het MT van Azora heeft de eerste kennismaking met Action Learning al tot positief resultaat geleid. Mieke Zemmelink: “We hebben echt andere gesprekken in het MT en ook de besluitvorming gaat anders. De basis is luisteren en doorvragen en daarnaast krijg je een handvat door de besluitvormingsstructuur. Consent is heel belangrijk. De manier waarop je besluiten neemt, maakt dat je draagvlak hebt. Dat je echt het gevoel hebt ‘we hebben een ja en we gaan het ook doen’ en niet dat men ja knikt en denkt ‘het zal mijn tijd wel duren’.” 

De eerste gevolgen van Action Learning binnen het MT zijn inmiddels duidelijk. Besluiten worden sneller genomen en de uitvoering ervan wordt aan anderen overgedragen. “Vaak zaten we over details te debatteren terwijl iedereen het in de kern wel met elkaar eens is. 

Ook voor MT-lid Lianne Spaan hebben de sessies Action Learning veel opgeleverd. “Voor mij persoonlijk gaat het vooral om verbinding, de verbinding tussen de ratio en de emotie. Dat draagt uiteindelijk bij aan een effectievere samenwerking”, zegt de regiomanager Zorg Thuis, die ook in het MT meer verbinding voelt. “Binnen het MT maken we nu veel meer vanuit de onderstroom verbinding met elkaar. Het gaat over de manier waarop we elkaar aanspreken, vragen stellen en reflecteren. Daarin hebben we echt wel vaardigheden ontwikkeld waardoor we effectiever kunnen werken aan het doel en resultaat. Je kunt veel meer op elkaar reflecteren door het stellen van open vragen. Door die instrumenten toe te passen, zijn wij als MT veel meer in staat om de bovenstroom met de onderstroom te verbinden en daardoor effectiever te zijn als team.” 

“Action Learning is een mooie methodiek om de bovenstroom op een relatief eenvoudige manier te verbinden met de onderstroom”

Verdere verspreiding

Een volgende stap voor Azora is dat Action Learning zich verspreidt door de organisatie en dat alle medewerkers het in hun dagelijks werk gaan gebruiken. Het is immers voor elke medewerker nuttig. Ook een gesprek met een cliënt of de naasten kan door een goede manier van vragen stellen en luisteren beter verlopen.

De verspreiding van Action Learning bij Azora gaat deels vanzelf omdat de MT-leden het meenemen naar andere subgroepjes en de methodiek in hun eigen team toepassen. Een concrete stap om van Azora een organisatie te maken die volgens de Action Learning methode werkt, is om als eerste de medewerkers in project- en werkgroepen erbij te betrekken. Inmiddels heeft Azora de mogelijkheid vanuit het programma Over morgen samen met WIAL aan de slag te gaan met de programmateams van Azora en daarbij ook de de regio te betrekken in deze aanpak. Daarnaast zal een aantal medewerkers worden opgeleid tot Action Learning coach. Frank Campman: “Hiervoor gaan we mensen van a tot z begeleiden terwijl ze aan het werk zijn. Uiteindelijk moeten er dan voldoende mensen binnen de organisatie zijn die mijn rol over kunnen nemen zodat het blijft groeien. Zo borg je dat het doorloopt, daar zijn we heel erg alert op.” 

Hoe Action Learning zich door een organisatie kan verspreiden heeft Lianne Spaan inmiddels zelf gemerkt. Ze nam het mee naar haar eigen team, waarvan een teamlid het vervolgens toepaste in een vergadering van de ondernemingsraad. Ook zij ziet graag dat de methode zich door de hele organisatie verspreidt. “Action Learning is ook toepasbaar in de uitvoering om tot gedragsverandering te komen. Ik denk zeker dat het bijdraagt aan een lerende organisatie en aan de volwassenheid en het zelf organiserend en probleemoplossend vermogen van medewerkers. Hierdoor kan iedereen het persoonlijk leiderschap pakken op de eigen functie en taakinhoudelijke verantwoordelijkheden. Dat betekent een positieve cultuuromslag, niet alleen voor het MT, maar voor alle medewerkers.”